Специалисты Минфина считают, что для того, чтобы услуги связи учесть в расходах, нужна детализация счетов с указанием номеров абонентов, с которыми сотрудники вели переговоры (письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2).
Обязательно ли для подтверждения производственного характера расходов заказывать расшифровку вызовов?
Отвечают эксперты службы Правового Консалтинга компании Олег Графкин и Светлана Мягкова.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Несмотря на то, что ни НК РФ, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности получения детализированных счетов операторов сотой связи с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры и отсутствие такого документа не может свидетельствовать о непроизводственном характере расходов, на что в большинстве своем указывают суды, рассматривающие споры налогоплательщиков с налоговыми органами, если налогоплательщик не готов к судебным спорам с налоговиками, то во избежание возможных претензий с их стороны необходимо наличие детализированного счета оператора связи.
В целях выявления объекта обложения налогом на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов (ст. 247, п. 1 ст. 252 НК РФ), за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
В соответствии с п. 2 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, подразделяются на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации, прочие расходы.
Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Таким образом, в составе прочих расходов налогоплательщика может быть учтена компенсация стоимости оплаты услуг связи, выплачиваемая работнику.
При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусматривает, что все расходы организации должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Следовательно, для того чтобы организация могла учесть затраты на корпоративную сотовую связь при определении налоговой базы по налогу на прибыль, у нее должны иметься в наличии соответствующие документы.
Однако перечень конкретных документов, которыми подтверждаются осуществленные расходы, нормами НК РФ не установлен. В общем случае расходы подтверждаются документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Вместе с тем напомним, что такие расходы для признания в целях налогообложения прибыли в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:
1) экономически обоснованы;
2) документально подтверждены;
3) произведены для деятельности, направленной на получение дохода.
В свою очередь, Минфин России и налоговые органы утверждают, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь (письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 30.06.2008 N 20-12/061156, от 20.09.2006 N 20-12/83834 и другие):
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– установленный приказом руководителя лимит расходов на пользование услуг сотовой связи (независимо от используемого тарифа);
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– детализированные счета оператора связи.
При этом уполномоченные органы прежде всего настаивают на детализации счетов оператора связи (письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 20.09.2006 N 20-12/83834, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15). Такая же точка зрения отражена и в письмах УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 25.06.2010 N 16-15/066760 и других).
Форма указанного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).
Из этого письма также следует, что если сотрудник находится на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска и ведёт телефонные разговоры, то детализация произведённых им телефонных разговоров поможет учесть в расходах затраты на мобильную связь при ведении им служебных разговоров.
Иными словами, детализированный счёт оператора призван подтвердить производственный характер расходов в ситуации, когда компенсируются затраты на мобильную связь сотрудника, который находился на отдыхе (если детализация его разговоров позволяет подтвердить, что сотрудник действовал в интересах организации-работодателя).
В других письмах также было отмечено, что расходы на мобильную связь будут связаны с деятельностью организации в случае наличия документов, детализирующих звонки, т.е. необходимы распечатки операторов сотовой связи, позволяющие определить номер абонента и время звонка (письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 20.09.2006 N 20-12/83834, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275).
Таким образом, по мнению Минфина России и налоговиков, необходимо разделение объема и стоимости оказанных услуг на служебные и личные, из чего следует необходимость представления детализации счета.
Кроме того, по мнению налоговиков, к отчету необходимо приложить составленную организацией в произвольной форме расшифровку, которая подтверждает, что переговоры велись с контрагентами или потенциальными контрагентами налогоплательщика (письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735).
Вместе с тем большинство арбитражных судов становятся на сторону налогоплательщиков, указывая на то, что ни налоговое законодательство ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности наличия детализированных счетов оператора сотовой связи, расшифровки произведенных переговоров.
Так, например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.06.2013 N 09АП-15089/13 суд указал, в частности, в отношении упоминаемого в вопросе письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, что письма Министерства финансов России, УФНС России по г. Москве, изданные в пределах его полномочий, предусмотренных ст. 34.2 НК РФ, не отвечают критериям нормативного правового акта, а потому не могут иметь юридического значения и порождать правовые последствия для неопределенного круга лиц, не подлежат подготовке и регистрации в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009. Суд указал также на то, что ведение налогоплательщиками-организациями детализированных счетов, установление лимитов и наличие отчетов работников не предусмотрены законодательством о бухгалтерском учете и законодательством о налогах и сборах. В силу этого перечисленные документы не относятся к первичным документам. А также, что детализированные счета ведутся операторами связи и могут быть получены только за плату. В свою очередь, операторы связи обязаны без взимания платы предоставить налоговом органу соответствующий счет, однако своим правом на получение детализированных счетов у соответствующих операторов связи налоговый орган не воспользовался. Также содержание телефонных переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи”, определение Конституционного суда РФ от 02.10.2003 N 345-О). Распорядительные документы и установленный у заявителя порядок закрепления, выдачи/сдачи телефонных номеров, ведения отчетности являются достаточными в соответствии с действующим законодательством для признания спорных расходов экономически обоснованными, подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получения заявителем дохода.
А, например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 25.10.2012 N Ф08-5862/12 по делу N А32-16052/2011 было указано на то, что никаких ограничений или особенностей в учете для целей налогообложения расходов на оплату услуг мобильной связи законодательство о налогах и сборах не содержит. Мобильная их признание законодателем относимыми связь не может быть оценена как экономически необоснованная только в силу характера самого способа связи. Сам факт включения данных видов расходов в ст. 264 НК РФ означает к производственной деятельности налогоплательщика и специального доказывания данного факта не требуется. Возможные злоупотребления по использованию мобильного телефона в личных целях, приведшие к увеличению затрат организации, должны не предполагаться налоговым органом, а быть им доказаны в ходе выездной налоговой проверки.
Без удовлетворения оставил суд апелляционной инстанции жалобу налогового органа, по мнению которого отсутствие детализации счета оператора сотовой связи не позволяет подтвердить производственный характер расходов на услуги связи и, следовательно, не дает право на включение указанных затрат в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, а также в состав вычетов по НДС. Суд указал: “Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи. Перечень документов, предназначенных для подтверждения расходов, связанных с услугами телефонной связи, налогоплательщик вправе определять самостоятельно. Отсутствие договоров с операторами сотовой связи и расшифровок телефонных звонков не может свидетельствовать о непроизводственном характере расходов… Следовательно, требование налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком в подтверждение затрат на оплату услуг сотовой связи детализированных счетов оператора связи является необоснованным и незаконным” (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2012 N 11АП-262/12).
ФАС Северо-Кавказского округа, рассмотрев кассационную жалобу Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы N 9 по Краснодарскому краю на постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.05.2011 по делу N А32-884/2010, не поддержал налоговую инспекцию, которая в обоснование доводов кассационной жалобы, ссылалась на то, что отнесение на расходы спорных затрат на оплату услуг сотовой связи произведено налогоплательщиком без подтверждающих первичных документов, а именно в отсутствие договоров на оказание услуг связи, детализации счетов оператора связи (с указанием общей суммы платежа за предоставлены услуги связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру), документального подтверждения производственной необходимости и производственного характера телефонных разговоров. Судьи согласились с судом апелляционной инстанции, установившим, что в НК РФ не приведен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных расходных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению). Законодательство не содержит обязанности представлять документы, подтверждающие экономическую оправданность хозяйственных операций. Возможность учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждается или нет документами, имеющимися у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.08.2011 N Ф08-5079/11 по делу N А32-884/2010).
В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 по делу N А25-325/2010 суд указал, что НК РФ не предусматривает такое условие для признания расходов обоснованными как наличие детализированных счетов оператора сотовой связи.
В постановлении ФАС Московского округа от 22.06.2010 N КА-А40/6056-10 по делу N А40-86367/09-127-459 судьи признали обоснованно отклоненным судами довод инспекции о непредставлении обществом детализированного счета оператора сотовой связи, поскольку ни НК РФ, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг). Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.
В постановлении ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06 сказано, что налоговое законодательство не содержит обязательного подтверждения налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка.
Однако существует и отрицательная для налогоплательщиков арбитражная практика.
Например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 10.06.2008 N А29-2210/2007 признал затраты на сотовую связь документально неподтвержденными и экономически необоснованными, так как общество не предоставило налоговой инспекции детализацию счетов по мобильной связи с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры, и сведения о владельцах телефонных номеров. При этом, как отмечено судом, доказательств, подтверждающих, что переговоры по мобильным телефонам работников общества носили деловой характер и были связаны с его предпринимательской деятельностью, общество в суд не представило.
Анализ существующей арбитражной практики показывает, что суды в большинстве своем считают, что для принятия в расходы стоимости услуг мобильной связи не обязательно наличие детализированного счета оператора сотовой связи и что отсутствие расшифровки телефонных звонков не могут свидетельствовать о непроизводственном характере расходов, указывая при этом, что ни НК РФ, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов оператора связи.
Однако обширная арбитражная практика свидетельствует о том, что налоговые органы настаивают на таком документальном подтверждении расходов на сотовую связь и что если организация не представит при налоговой проверке данные документы, то отстаивать свою позицию ей придется в судебном порядке.
Подготовлено по материалам системы Гарант. Официальный представитель по Волгоградской области Компания «Гарант – Викомэс». Тел.: (8442)23-11-21, 26-51-72 Сайт: www.garant.ru.
